Casos de Éxito

La Red de Universidades Anáhuac (RUA) es un sistema educativo de excelencia compuesto por 10 campus ubicados en 8 estados de México. Con una misión centrada en formar líderes de acción positiva, ofrece programas de licenciatura, posgrados y educación continua en un entorno que fomenta valores éticos, compromiso social e innovación.

El reto: Centralizar y Optimizar la Gestión de Datos

La RUA enfrentaba un desafío significativo: la falta de centralización y visibilidad de la información generada por sus 10 campus, cada uno gestionando su base de datos en HubSpot de manera independiente. Esto dificultaba obtener una visión global y en tiempo real del funnel de conversión, crucial para aumentar la matrícula y optimizar estrategias digitales. La autonomía operativa de los campus también complicaba la comparabilidad de resultados, limitando la capacidad de los stakeholders para tomar decisiones ágiles y basadas en datos.

Con una matrícula de más de 48,000 alumnos y un volumen considerable de leads gestionados, la complejidad del proyecto era elevada. Este alto flujo de datos y bases de datos requería una solución robusta que asegurará tanto la precisión como la escalabilidad de la gestión de información.

Con la creciente importancia del marketing digital en la captación de prospectos, la RUA necesitaba centralizar la información, estandarizar procesos y habilitar tableros de control en tiempo real que garantizarán una gestión estratégica y alineada.

La Solución: Un Enfoque Integral y Colaborativo

El proyecto comenzó con un diagnóstico digital para identificar oportunidades de mejora en las bases de datos de cada campus. Se diseñó una estrategia basada en tres pilares clave:

• Estandarización: Organizar y estructurar las propiedades y campos en HubSpot.
• Uniformidad: Garantizar consistencia en la recolección y procesamiento de datos.
• Coherencia: Asegurar que la información sea precisa y actualizada.

Se optó por una arquitectura de datos basada en el modelo de medallón, utilizando Fivetran para la extracción de datos y Databricks para procesarlos en niveles Bronce, Silver y Gold. Esto permitió optimizar los flujos de información y crear bases de datos escalables y seguras.

Finalmente, se implementaron tableros interactivos en Power BI, brindando visibilidad en tiempo real y filtros por campus y periodo.

Los Resultados: Impacto Medible y Transformador

El proyecto generó resultados notables que marcaron un antes y un después en la estrategia de datos en la RUA:

• Estandarización Total: Se logró unificar el funnel de conversión al 100% en todos los campus, eliminando discrepancias que anteriormente obstaculizaban el análisis comparativo. Esta estandarización no solo permitió medir el desempeño de manera uniforme, sino también identificar patrones y tendencias a nivel global y por campus. La nueva estructura de datos facilitó el desarrollo de estrategias más precisas y alineadas con los objetivos generales de captación y retención de estudiantes.
• Reducción de Costos: Los costos de procesamiento de datos disminuyeron un 31%, resultado de la integración y centralización de procesos que antes eran redundantes o ineficientes. La consolidación de herramientas y la implementación de flujos de trabajo optimizados contribuyeron a un uso más eficiente de los recursos tecnológicos y humanos. Este ahorro se tradujo en una mayor capacidad para reinvertir en estrategias de marketing y tecnología, impulsando un ciclo virtuoso de mejora continua.
• Visibilidad Global: Los tableros interactivos en Power BI transformaron la manera en que los equipos accedían y utilizaban la información. Con análisis en tiempo real y filtros específicos por campus y periodo, los equipos obtuvieron una visión más clara y detallada del desempeño a lo largo del funnel de conversión. Esto no solo empoderó a los responsables de la toma de decisiones, sino que también permitió responder rápidamente a desafíos y oportunidades emergentes, optimizando la estrategia en función de datos actualizados.

Más Allá de los Números: Valor de Red

La centralización de datos no solo transformó la manera en que se gestionaban las cifras, sino que también consolidó el valor estratégico de la Red Universitaria. Al integrar las operaciones de los 10 campus, se generó un ecosistema de colaboración que potenció la inteligencia colectiva. Esto permitió que cada campus compartiera mejores prácticas, optimizando estrategias en áreas clave como la captación de estudiantes, la comunicación personalizada y la administración de recursos. Además, la visibilidad centralizada del funnel de conversión permitió identificar rápidamente las fortalezas y áreas de oportunidad de cada campus, promoviendo un intercambio continuo de conocimientos y soluciones. Esta sinergia mejoró la alineación estratégica, fortaleciendo el compromiso con las metas globales de la red.

Desde una perspectiva operativa, los equipos experimentaron un cambio cultural significativo. La implementación de herramientas claras, eficaces y fáciles de usar aumentó la eficiencia y redujo la duplicidad de esfuerzos. Como resultado, los colaboradores manifestaron una mayor satisfacción laboral, al sentirse capacitados y respaldados para cumplir con sus responsabilidades dentro de un marco estratégico bien definido.

Este fortalecimiento del compromiso interno no sólo impulsó el rendimiento individual, sino que también reforzó el sentido de pertenencia y unidad dentro de la red universitaria, convirtiendo los datos en un catalizador para la transformación organizacional.

Claves del Éxito

El éxito del proyecto radicó en la colaboración entre los departamentos de TI, marketing, los equipos de cada campus y nuestro equipo de consultoría. La capacitación y alineación de múltiples stakeholders garantizó la adopción de la solución, creando un lenguaje común que conectó a la operación con la estrategia, permitiendo medir manzanas con manzanas y peras con peras. La Red de Universidades Anáhuac ahora cuenta con una base sólida para impulsar su misión: formar líderes que transformen positivamente la sociedad, respaldados por tecnología y estrategias de vanguardia.

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